Mała, średnia, a może bąbelkowa? Poznaj rodzaje i wymiary kopert

Nie wiesz, jak wybrać odpowiednią kopertę do wysyłki? Klasyczna, z folią bąbelkową, a może z kartonu? Dobór niewłaściwej może skończyć się uszkodzeniem przesyłki lub obciążeniem dodatkowymi kosztami. Przygotowaliśmy kompleksowy przewodnik o tym, jakie są formaty i wymiary kopert. Poznaj różne formaty i wybierz właściwy dla Twojej wysyłki.

Formaty i wymiary kopert – dlaczego wybór ma znaczenie?

Wybór odpowiedniej koperty to nie tylko kwestia estetyki – chodzi przede wszystkim o względy praktyczne i ekonomiczne. Dobrze dobrany rozmiar koperty daje gwarancje, że przesyłka dotrze do odbiorcy w nienaruszonym stanie. Oto najważniejsze powody, dla których warto poświęcić chwilę na wybór właściwego rozmiaru koperty.

Wpływ na bezpieczeństwo przesyłki

Niezależnie od typu i formatu koperta ma chronić zawartość przed uszkodzeniami mechanicznymi, zaginaniem, zabrudzeniem czy wilgocią. Jeśli źle dopasujesz opakowanie, ryzykujesz zniszczeniem dokumentów, uszkodzeniami małych przesyłanych przedmiotów czy po prostu zgniecenia tego, co znajduje się w środku.

Odpowiedni format koperty ma szczególne znaczenie przy przesyłaniu wartościowych przedmiotów, biżuterii, kart magnetycznych, sprzętu elektronicznego. W tych przypadkach warto stawiać na koperty tekturowe lub z dodatkowymi zabezpieczeniami. 

Koszty wysyłki

Waga, ale i wymiary przesyłki mają bezpośredni wpływ na koszt nadania paczki lub listu – szczególnie w firmach kurierskich lub automatach paczkowych. Jeżeli włożysz przedmiot to zbyt dużej koperty, firma kurierska oceni ją jako większą niż jest w rzeczywistości. Jeśli natomiast koperta będzie zbyt cienka względem zawartości, ryzykujesz jej uszkodzeniem. W efekcie może się okazać konieczna reklamacja i ponowne nadanie, a finalnie – dodatkowe koszty.

Względy estetyczne

Estetyka przesyłek ma ogromne znaczenie w przypadku firm, które wysyłają do klientów faktury, zamówienia, umowy czy inne handlowe przesyłki. Wysyłka to często pierwszy kontakt klienta z marką. Zniszczona, niechlujnie zapakowana paczka czy list mogą obniżyć postrzeganą wartość, a więc i wiarygodność nadawcy.

Estetyczne, dobrze dobrane opakowanie świadczy natomiast o profesjonalnym podejściu i stanowi element budowania zaufania i lojalności klienta.

Podstawowe rodzaje kopert

Na rynku dostępnych jest kilka podstawowych typów kopert, z których każdy ma inne zastosowanie. Poniżej znajdziesz ich najważniejsze rodzaje i sytuacje, w których sprawdzają się najlepiej.

Koperty klasyczne (listowe)

Jest to najczęściej stosowany typ kopert. Wykonuje się je przeważnie z cienkiego papieru, a korzysta do wysyłki korespondencji tradycyjnej, np. faktur, listów, zaproszeń czy rozmaitych dokumentów. Można je spotkać w standardowych formatach: C6, C5, C4 czy DL.

Zamknięcie koperty klasycznej także występuje w kilku wariantach, np.:

• klejone na mokro,
• z paskiem samoklejącym, 
• z odrywanym paskiem.

Są to najtańsze i łatwo dostępne koperty, jednak nie można się po nich zbyt wiele spodziewać w kwestii ochrony zawartości. Nie nadają się zatem do przesyłek wymagających mocniejszego zabezpieczenia.

Koperty bąbelkowe (z folią ochronną)

We wnętrzu koperty bąbelkowej znajdziemy warstwę folii wypełnionej pęcherzykami powietrza. To skutecznie amortyzuje wstrząsy, dlatego doskonale nadaje się do transportowania delikatnych przedmiotów. Koperty bąbelkowe chronią zawartość przed zagnieceniem, wilgocią i uszkodzeniami mechanicznymi. Można je spotkać w różnych rozmiarach (A/11, B/12 czy D/14). Zewnętrzna warstwa koperty może być wykonana z papieru lub folii.

Koperty kurierskie 

Są to zwykle przezroczyste koperty foliowe, które dokleja się przeważnie na zewnętrznej części paczki albo przesyłki kurierskiej.  Koperta kurierska służy do zabezpieczenia i wyraźnego oznaczenia dokumentów przewozowych (listy, faktury, specyfikacje towarów). Jest odporna na warunki atmosferyczne i można je znaleźć w wielu różnych formatach.  Stanowi standardowe akcesorium w transporcie i branży logistycznej.

Koperty rozszerzane (z dnem i bokami)

To większe koperty z dodatkowymi zakładkami na bokach i spodzie. Dzięki temu mogą pomieścić większą ilość dokumentów lub przedmiotów o niestandardowych wymiarach. Koperty rozszerzane produkowane są z grubego papieru albo kartonu, co czyni je wyjątkowo wytrzymałymi.

Koperty rozszerzane stosuje się do wysyłki umów, katalogów, materiałów reklamowych czy produktów w opakowaniach. Ich najpopularniejsze rozmiary to C4 lub B4.

Koperty kartonowe (usztywniane)

Koperty z kartonu doskonale nadają się do wysyłki dyplomów, zdjęć, ważnych dokumentów, książek czy innych przedmiotów, którym grozi zagięcie. Chronią przed zniszczeniem mechanicznym, są eleganckie i profesjonalne. Z kopert kartonowych często korzystają urzędy czy archiwa.

Wymiary kopert – oznaczenia i ich interpretacja

Koperty występują w różnych formatach -są one standaryzowane i oznaczane literami (A, B, C, E, DL). Każde z tych oznaczeń wiąże się z konkretnym przeznaczeniem i rozmiarem przedmiotu, który możesz umieścić w środku koperty. Litery wskazują na serię, natomiast cyfry sugerują rozmiar w ramach serii. 

Uwaga! Im niższa jest cyfra w oznaczeniu, tym większy jest rozmiar koperty!

Seria C

Zacznijmy od serii kopert, którą najczęściej stosuje się do wysyłki dokumentów. 

FORMAT	WYMIARY (w milimetrach)	+PRZEZNACZENIE
C0	917 x 1297	arkusze, większe plakaty
C1	648 x 917	duże dokumenty
C2	458 x 648	mapy, rysunki techniczne
C3	324 x 458	arkusze A3 w bez składania
C4	229 x 324	arkusze A4 bez składania
C5	162 x 229	arkusze A4 złożone na pół
C6	114 x 162	arkusze A4 złożone na cztery części
C7	81 x 114	zaproszenia, małe kartki
C8	57 x 81	jeszcze mniejsze karteczki, bileciki
C9	40 x 57	bardzo małe zawiadomienia
C10	28 x 40	najmniejsze możliwe przesyłki

Seria B

Jest to większy format kopert przeznaczony do wysyłek specjalnych. 

FORMAT	WYMIARY (w milimetrach)	PRZEZNACZENIE
B4	250 x 353	dokumenty A4 z zapasem
B5	176 x 250	dokumenty A4 złożone raz albo A5 bez składania
B6	125 x 176	A5 złożony na pół
B7	88 x 125	małe materiały promocyjne, np. ulotki

Koperta w rozmiarze DL

Koperta DL to format, w którym kartkę A4 wysyła się złożoną na trzy części. Ma wymiary 110 x 220 mm. W ten sposób często wysyła się korespondencję listową, ale także zaproszenia czy bilety na rozmaite wydarzenia.

Wymiary kopert bąbelkowych

Koperty z folią bąbelkową służą do wysyłki przedmiotów i korespondencji, które chcemy dodatkowo zabezpieczyć ze względu na ich wartość. Można je spotkać w następujących wariantach.

FORMAT	WYMIARY (w milimetrach)	PRZEZNACZENIE
A11	110 x 165	biżuteria, nośniki pamięci
B12	120 x 215	małe akcesoria elektroniczne
C13	150 x 215	kosmetyki, książki, płyty
D14	180 x 265	większe przedmioty, gry, pudełka, aparaty
E15	220 x 265	obuwie, większa elektronika
F16	220 x 340	laptopy, sprzęt sportowy
CD	180 x 165	nośniki danych, płyty

Jak dobrać odpowiednią kopertę do zawartości?

Aby dobrać odpowiedni rozmiar i typ koperty, musisz zwrócić uwagę na kilka aspektów:

• format dokumentu/przesyłki – jeśli np. wysyłasz list A4, ale nie chcesz zaginać kartki, idealnym wyborem będzie koperta C4,
• grubość i objętość przesyłki – im więcej przedmiotów wkładasz do środka koperty, tym większy zapas powinna mieć, np. dla katalogów, broszur czy plików dokumentami dobrze sprawdzi się koperta B4 czy także z rozszerzanym dnem,
• rodzaj przesyłki – do pism urzędowych, faktur itp. wystarczy standardowa papierowa koperta, ale już płyty, książki czy mniejsza elektronika będzie wymagała sięgnięcia po koperty sztywne, z folią bąbelkową czy innym dodatkowym zabezpieczeniem,
• stopień ochrony zawartości – jeśli zawartość jest cenna lub podatna na uszkodzenia, stawiaj na koperty z grubego papieru, a nawet na koperty kurierskie – mają one specjalne zabezpieczenia przed wilgocią, zagięciami czy uszkodzeniami mechanicznymi.

Pamiętaj, że dopasowanie koperty do przesyłki może również wpływać na koszty. Zarówno firmy kurierskie, jak i Poczta Polska różnicują ceny w zależności od gabarytów.

Czy typ i wielkość koperty wpływają na cenę przesyłki?

Pozornie niewielkie różnice w rozmiarze czy sztywności koperty mogą wpływać na zakwalifikowanie przesyłki do konkretnego cennika. Jak to wygląda w praktyce?

Rozmiar koperty a klasyfikacja gabarytowa

W Polsce operatorzy pocztowi dzielą przesyłki na listy gabarytowe i paczki, a kluczowe znaczenie ma tutaj format koperty:

• gabaryt A (list zwykły) – max. 230 x 325 x 20 mm, masa max. do 500 g,
• gabaryt B (większy list) – więcej niż 230 x 325 mm / grubszy niż 20 mm,
• powyżej gabarytu B – to przesyłka uznawana za paczkę pocztową.

Do gabarytu A należy np. format DL czy koperta C5. Z kolei  gabaryt B wpada koperta bąbelkowa lub rozmiar B4. Paczka pocztowa oznacza znacznie większe koszty wysyłki niż list.

Sztywność koperty

Przesyłki kwalifikuje się także według sztywności opakowania i wzmocnienia. Przykładowo koperty tekturowe czy bąbelkowe automatycznie podnoszą masę i objętość przesyłki. Dodatkowe opłaty generują również tzw. przesyłki niestandardowe.

Jak zoptymalizować koszty wysyłki?

Zarówno wielkość, jak i typ koperty wpływają na cenę przesyłki – to już ustaliliśmy. Chcąc zatem zoptymalizować koszty:

• używaj jak najmniejszego formatu, który zmieści zawartość,
• unikaj zbędnego luzu w kopercie (im większa koperta tym wyższy koszt),
• dobieraj lekkie materiały kopert,
• sprawdzaj cenniki i gabaryty przed nadaniem.

Świadomie wybierając koperty, możesz nie tylko zaoszczędzić, ale też uniknąć kłopotów przy nadawaniu przesyłki.