Jak wysłać list za granicę? Zadbaj o to, aby bezpiecznie trafił do celu

W dobie wiadomości e-mail i komunikatorów online tradycyjna korespondencja straciła na popularności. Zdarzają się jednak sytuacje, w których papierowe wersje dokumentów nie da się zastąpić. Pocztówka z wakacji, oficjalne dokumenty z wrażliwymi danymi czy list do bliskich, zwłaszcza wysyłane za granicę, dotrą do celu bezpiecznie, jeśli zadbasz o kilka podstawowych szczegółów.  W co zapakować list za granicę i jak go poprawnie zaadresować, aby trafił do rąk adresata bez problemu? Oto nasz krótki poradnik jak wysłać list za granicę!

Jak przygotować list do wysyłki za granicę?

Zanim nadasz swój list za granicę, zadbaj o jego przygotowanie – mamy tu na myśli zarówno format przesyłki, jej zabezpieczenie, jak również poprawne zaadresowanie koperty. Nieczytelny adres, brak znaczka czy inne pozornie drobne niedopatrzenia mogą poskutkować opóźnieniem w dostarczeniu przesyłki, a nawet jej zwrotem do nadawcy. Przesyłki międzynarodowe kosztuję zwykle więcej niż krajowe, dlatego ten ostatni scenariusz jest wyjątkowo uciążliwy.

Krok po kroku podpowiemy Ci, jak uniknąć kłopotów, wysyłając list za granicę.

Krok 1: Wybierz odpowiednią kopertę

Koperta powinna mieć rozmiar adekwatny do planowanej zawartości (rozmiaru dokumentów oraz ich objętości). Formatami najczęściej wybieranymi na listy są:

• C6,
• C5,
• C4.

Uwaga! Jeżeli wysyłasz za granicę list stanowiący ważne pismo z Twoimi danymi wrażliwymi, dokument tożsamości czy inne treści o charakterze urzędowym, możesz wykorzystać specjalną kopertę ochronną (z wkładem z folii bąbelkowej). Innym rozwiązaniem jest włożenie dokumentów najpierw do sztywnej teczki, a dopiero później do koperty. W ten sposób zabezpieczysz list przed uszkodzeniami czy zagięciami w czasie transportu. Jeśli dokumentów w kopercie będzie więcej, warto spiąć je spinaczem lub zszyć.

Krok 2: Poprawnie zaadresuj kopertę

Wysyłając list za granicę, zwróć szczególną uwagę na wyraźne zaadresowanie koperty. Powinieneś to zrobić zgodnie z międzynarodowymi standardami – na szczęście większość krajów na świecie respektuje jeden wspólny schemat.

W prawym dolnym rogu umieść kolejno:

• zwrot grzecznościowy,
• imię i nazwisko adresata listu,
• adres adresata (ulicę, numer domu/mieszkania),
• kod pocztowy i miejscowość,
• kraj docelowy (pisz go wielkimi literami i najlepiej w języku angielskim, np. FRANCE, GERMANY).

W lewym górnym rogi umieść dane nadawcy (czyli swoje) w takiej samej kolejności jak w przypadku adresata. Podawanie swoich danych na kopercie nie jest co prawda obowiązkowe, ale jeżeli list wysłany za granicę nie zostanie z powodzeniem dostarczony – pośrednik będzie wiedział, gdzie przesyłka powinna trafić z powrotem. Prawy górny róg to miejsce na naklejenie znaczków pocztowych. Pamiętaj, że nie powinny one nawet częściowo zasłaniać danych adresata.

W przypadku przesyłki przeznaczonej poza Unię Europejską, może być wymagane dołączenie do listu deklaracji celnej CN22 albo CN23. Zanim zapakujesz dokumenty, upewnij się o tym na stronie operatora, którego zabierasz wybrać.

Jak dodatkowo zadbać o bezpieczeństwo przesyłki międzynarodowej?

Międzynarodowe przesyłki przebywają dość złożoną drogę do celu. Taki transport oznacza zwykle kilka punktów przeładunkowych i długi czas samego przewozu. Ryzyko uszkodzenia, zagubienia czy opóźnienia jest zatem wysokie (niezależnie od tego, czy wysyłasz list kurierem, czy za pośrednictwem poczty). Na szczęście masz do wyboru kilka sposobów, aby je zminimalizować.

Ubezpieczenie listu za granicę

Nie jest to opcja obowiązkowa, ale jeśli wysyłać dokumenty z wrażliwymi danymi (akty notarialne, pełnomocnictwa, testamenty, umowy) – warto to rozważyć. Jeżeli wysyłasz przesyłkę kurierem, taką możliwość masz często w cenie usługi. Jeśli jednak oceniasz zawartość listu na bardzo wysoką, możesz rozszerzyć podstawowe ubezpieczenie.

Usługa trackingu (śledzenie przesyłki)

Opcja śledzenia litu czy paczki online znacznie podnosi bezpieczeństwo całej usługi. Jako nadawca w każdej chwili możesz sprawdzić, gdzie znajduje się Twój list od nadania aż do doręczenia adresatowi. Tracking dostępny jest zarówno w firmach kurierskich, jak i przy wysyłce z Pocztą Polską.

Potwierdzenie odbioru

Potwierdzenie odbioru (ZPO) to opcja dla tych, którzy oczekują wyraźnego dowodu doręczenia koperty do celu. Jak to działa w praktyce? Gdy adresat listu go odbiera, podpisuje specjalny druk, potwierdzający ten fakt. Dokument z odręcznym podpisem oraz datą odbioru trafia z powrotem do nadawcy.

W niektórych firmach kurierskich można dodatkowo skorzystać z:

• opcji zmiany miejsca i terminu doręczenia przesyłki,
• opcji bezwzględnego doręczenia „do rąk własnych” adresata,
• powiadomień e-mail/SMS o statusie przesyłki.

Jak długo idzie list za granicę?

Wiesz już jak wysłać list za granicę, ale czy masz wpływ na to, jak długo adresat będzie czekał na doręczenie? Czas oczekiwania będzie zmienny, ponieważ zależy od kilku czynników. Liczą się m.in. forma wysyłki, kraj docelowy czy wybrany operator. Firmy kurierskie starają się dostarczać listy międzynarodowe w ciągu 1-3 dni roboczych od momentu nadania. To zatem najszybsza opcja, nawet gdy list ma trafić do kraju na drugim końcu świata.

Oto szacunkowy czas doręczenia listu za granicę w przypadku Poczty Polskiej:

• list za granicę ekonomiczny – to najwolniejsza, a zarazem najtańsza forma wysyłki, a czas doręczenia może wynieść od 7 dni do nawet 3 tygodni w zależności od kierunku,
• list za granicę priorytetowy – dotrze do adresata w ciągu 4-7 dni roboczych w Europie, ale jeśli adresat mieszka w Stanach Zjednoczonych, Azji lub Kanadzie, cza sten może wydłużyć się do 10 dni,
• list zagraniczny polecony – transport przesyłki potrwa od 5 do 10 dni roboczy, ale otrzymasz specjalny numer jej śledzenia.

Nawet perfekcyjnie przygotowana przesyłka może napotkać po drodze opóźnienia niezależne od Ciebie, np. kontrole celne, dni wolne od pracy w innych krajach itd. Ważne dokumenty wysyłaj zatem z odpowiednim wyprzedzeniem, stawiaj na rejestrowane formy przesyłki a na pośredników wybieraj renomowane firmy kurierskie.